Вступна компанія, як і будь-який відповідальний захід, що проводиться в короткі терміни, передбачає наявність проблем та стресових ситуацій. З року в рік співробітники приймальної комісії відважно «борються» з телефонними дзвінками, чергами та технічними неполадками. Ось і цього літа на них чатувало багато великих і дрібних «підводних каменів». Зупинимося детальніше на основних проблемах вступної компанії 2017 року.
Ера «технократії»? Технічні проблеми під час вступної кампанії.
Проблема із комп’ютерним забезпеченням існує щороку. Охочих вступити багато, сервера отримують великий потік інформації та комп’ютери у співробітників приймальної комісії елементарно «виснуть». Однак вступна кампанія 2017 пройшла під знаком проблем з технікою, причому неприємності в коледжі КІБіТ мали схожий характер з проблемами інших навчальних закладів. Зупинимося на них більш докладно.
Кібератака. Комп’ютери та локальні мережі державних і приватних компаній вразив невідомий вірус 27 червня 2017 року о 10:30.
Через уразливості програмного забезпечення “M.E.Doc” (призначеного для звітності та документообігу) в процесі оновлення до комп’ютеру був запущений вірус, що знищує інформацію і виводить з ладу операційну систему. Значним чином постраждав від кібератаки і фаховий коледж КІБіТ Київського інститут бізнесу та технологій. За три дні до початку вступної компанії співробітники приймальної комісії залишилися без робочих комп’ютерів та інформації, яка на них зберігалася. Вирішити проблему та налагодити робочий процес вдалося лише завдяки оперативному втручанню серверної служби. Вагому роль також зіграло дотримання порядку зберігання електронної документації (резервне копіювання на Google drive та зйомні диски) та наявність роздрукованих примірників документів. Додаткова перевага – практично всі вступники подавали документи у паперовому вигляді, що позбавило коледж від прямої залежності від електронних кабінетів вступників.
Проблеми з Інтернетом. У липні 2017 року коледж періодично залишався без підключення до мережі Internet – результат згаданої вище кібератаки. Раптове відключення від мережі в розпал робочого дня було неприємною і незапланованої перешкодою, але працівники приймальної комісії з честю виходили з ситуації – грамотно перерозподіляли роботу, залишаючи «на потім» комплекс завдань, пов’язаних із виходом до Інтернету.
Робота з базою ЄДЕБО. Вся інформація про вступну компанію та вступників (починаючи від заявок, закінчуючи наказами про зарахування) вводиться в Єдину державну електронну базу з питань освіти. З метою удосконалення, в кінці 2016 року електронна база була оновлена, що дуже ускладнило життя і вступникам, і навчальним закладам. У перші дні вступної компанії база просто не працювала, а потім давала постійні перебої. Також під час «години пік» подачі заявок вона елементарно «не витримувала» напливу інформації і зависала. Що б виконати всі вимоги із термінів та не підвести вступників, співробітники приймальної комісії і оператор з роботи ЄДЕБО вводили дані пізно ввечері, залишаючи робочі кабінети о 12 годині ночі.
Вступна кампанія 2017 року пройшла під знаком великих технічних проблем, що «розкрило» всі недоліки комп’ютеризації вступної компанії і змусило задуматися про вживання заходів щодо ліквідації недоробок.
Всі ми люди … Проблеми поведінкового характеру.
Найчастіше вступ супроводжується стресом – не для вступника, так для його родичів. Від хвилювання робиться багато помилок, і приймаються імпульсивні рішення, з наслідками яких доводилося справлятися співробітникам приймальні комісії. Які проблеми виникали в спілкуванні під час прийняття документів?
Помилкові дзвінки. Співробітники приймальної комісії приймали багато дзвінків із запитаннями щодо конкурсу на бюджет, незважаючи на прописану в правилах прийому інформацію, що коледж КІБіТ не проводить набір на бюджетні місця. Крім того, багато батьків вступників обдзвонюють всі навчальні заклади, які їм потрапляють на очі в довіднику. Як і в попередні роки, працівникам ВНЗ довго доводилося пояснювати, що ми не випускаємо кухарів, сантехніків чи туристичних агентів. Хочемо звернути вашу увагу, що фаховий коледж КІБіТ Київського інституту бізнесу та технологій строго стежить за оновленнями на своєму сайті та зовнішніх ресурсах, і вся представлена на ньому інформація завжди є актуальною.
Незнання термінів подачі документів. У правилах прийому до коледжу чітко прописані терміни подачі документів для тієї чи іншої категорії вступників. І це не примха адміністрації ВНЗ, а графік роботи електронної бази ЄДЕБО. У зазначений день та час база закривається, і подати документи, використовуючи сльози та аргументи «ну будь ласка», неможливо. Судячи з кількості телефонних дзвінків, даною інформацією володіють далеко не всі. Для прикладу – прийом документів на перший курс стаціонару коледжу закінчився 14 липня, а дзвінки з питаннями і проханнями припинилися тільки в середині серпня. Шановні вступники наступного року! Читайте уважно інформацію, яка оновлюється на сайті, і не лінуйтеся зайвий раз набрати співробітника приймальні комісії. Пропустивши термін подачі документів, ви позбудетеся можливості вступити до обраного навчального закладу на потрібну вам спеціальність!
Приїзди «не за адресою». Практично всі вступники приїхали подавати документи після того, як залишили електронну заявку на сайті і отримали попередню консультацію. Але з кожного правила є винятки, і ця чаша не минула й КІБіТ. Найбільше запам’ятався приїзд мами з дівчинкою-вступниккою, яка їхала з іншого кінця міста в абсолютно інший навчальний заклад, і довго не могла зрозуміти, що знаходиться не там, де треба (не дивлячись на таблички і написи із назвою коледжу). На жаль, співробітникам приймальні комісії не вдалося переконати неуважну матір не шукати інший заклад, а вступити до нас (там був принцип – «тільки державна форма навчання»).
Працювати з вступниками – означає мати «залізні нерви». Співробітники приймальної комісії КІБіТ відзначилися не тільки виявленою холоднокровністю, а й продемонстрували високий рівень професіоналізму. Вийти з честю із багатьох проблемних ситуацій їм допоміг досвід, накопичений протягом минулих років і підготовка, отримана в результаті проведення спеціальних тренінгів.
Немає папірця, немає людини. Формування пакету документів.
Список документів для вступників коледжу висить на сайті коледжу і має стандартний, у всіх навчальних закладах, формат. Однак
у 2017 році було кілька нововведень, які загнали «в глухий кут» потенційних вступників та їхніх батьків.
ID карта. Особливість вступної компанії на перший курс коледжу – вступники не мають документа, що посвідчує особу, а вступають на підставі свідоцтва про народження. У 2016 році замість внутрішнього паспорта стали видавати спеціальну ID карту, яку можна отримати з 14 років. Це збіглося з введенням біометричних паспортів, і черги до відповідних організацій були величезні. Деякі вступники навіть відмовилися нести документи на подачу через відсутність ID карти. Що б ліквідувати плутанину, Міністерство Освіти та Науки проінформувало вступників та їхніх батьків, що дана карта не є обов’язковою для вступу. Але так, як це було зроблено лише на початку літа, працівники КІБіТ особисто обдзвонювали багатьох, що б повідомити цю інформацію.
Ідентифікаційний код. Кожен, хто отримав паспорт, звертається до податкової інспекції і отримує відповідний код, який використовується при оплаті трудових послуг. Вважається, що дітям та підліткам цей ідентифікаційний номер ні до чого, адже вони все одно не працюють. Але це зовсім не означає, що людина не може отримати даний код раніше 16 років. При наявності паспорта одного з батьків та подачі заяви, дитина отримує свій ідентифікаційний код і вноситься до реєстру потенційних платників податків. Для вступу до коледжу даний документ є обов’язковим, про що не знали багато батьків. Дана інформація – перше, про що повідомлялося батькам співробітниками КІБіТ під час телефонних консультацій
Медична довідка. Для вступу до державного навчального закладу на будь-яку форму навчання медична довідка форми «086У» – обов’язкова позиція у списку документів. У 2017 році даний документ став обов’язковим для подачі і в до нашого коледжу, що збивало з пантелику вступників, які вступали до КІБіТ за рекомендацією своїх друзів та знайомих (адже ті не несли ніякої довідки). Рішення проблеми було однозначним та категоричним – їхати додому і повертатися з документом про проходження медичного огляду.
Проблем та збоїв в роботі могло бути набагато більше, а тих, що вступили – набагато менше, якби не кваліфіковані консультації співробітників приймальні комісії. У телефонному режимі вони узгоджували із кожним потенційним вступником весь пакет документів, необхідних для подачі, і попереджали заздалегідь про «проблемні» оригінали.
Співробітники приймальної комісії вдячні адміністрації та серверній службі КІБіТ, а також вступникам та їхнім батькам за розуміння та ефективну підтримку у вирішенні проблем, що виникли. Будемо один одного триматися, і зможемо нічого не боятися!
