Вступительная кампания, как и любое ответственное мероприятие, проводимое в краткие сроки, предполагает наличие проблем и стрессовых ситуаций. Из года в год сотрудники приёмной комиссии отважно «сражаются» с телефонными звонками, очередями и техническими неполадками. Вот и нынешним летом их подстерегало много крупных и мелких «подводных камней». Остановимся более подробно на основных проблемах вступительной компании 2017 года.
Эра «технократии»? Технические проблемы во время вступительной кампании.
Проблема с компьютерным обеспечением существует каждый год. Желающих поступить много, сервера получают большой поток информации и компьютеры у сотрудников приёмной комиссии элементарно «виснут». Однако вступительная кампания 2017 года прошла под знаком проблем с техникой, причём неприятности в колледже КИБиТ имели схожий характер с проблемами других учебных заведений. Остановимся на них более подробно.
Кибератака. Компьютеры и локальные сети государственных и частных компаний поразил неизвестный вирус 27 июня 2017 года
в 10:30. Из-за уязвимости программного обеспечения “M.E.Doc” (предназначенного для отчетности и документооборота) в процессе обновления в компьютер был запущен вирус, уничтожающий информацию и выводящий из строя операционную систему. Значительным образом пострадал от кибератаки и экономико-технологический колледж Киевского институт бизнеса и технологий. За три дня до начала вступительной компании сотрудники приёмной комиссии остались без рабочих компьютеров и хранившейся на них информации. Решить проблему и наладить рабочий процесс удалось лишь благодаря оперативному вмешательству серверной службы. Весомую роль также сыграло соблюдения порядка хранения электронной документации (резервное копирование на Google drive и съемные диски) и наличие распечатанных экземпляров документов. Дополнительное преимущество – практически все абитуриенты подавали документы в бумажном виде, что избавило колледж от прямой зависимости от электронных кабинетов поступающих.
Проблемы с Интернетом. В июле 2017 года колледж периодически оставался без подключения к сети Internet, что было следствием упомянутой выше кибератаки. Внезапное отключение от сети в разгар рабочего дня было неприятной и незапланированной помехой, но работники приёмной комиссии с честью выходили из ситуации – грамотно перераспределяли работу, оставляя «на потом» комплекс заданий, связанных с выходом в Интернет.
Работа с базой ЕГЭБО. Вся информация о вступительной компании и абитуриентах (начиная от заявок, заканчивая приказами о зачислении) вводится в Единую государственную электронную базу по вопросам образования. С целью усовершенствования, в конце 2016 года электронная база была обновлена, что очень усложнило жизнь и абитуриентам, и учебным заведениям. В первые дни вступительной компании база просто не работала, а потом давала постоянные перебои. Также во время «час пик» подачи заявок она элементарно «не выдерживала» наплыва информации и зависала. Что бы выполнить все требования по срокам и не подвести абитуриентов, сотрудники приёмной комиссии и оператор по работе ЕГЭБО вводили данные поздно вечером, покидая рабочие кабинеты в 12 часов ночи.
Вступительная кампания 2017 года прошла под знаком больших технических проблем, что «вскрыло» все недостатки компьютеризации вступительной компании и заставило задуматься о принятии мер по ликвидации недоработок.
Все мы люди…Проблемы поведенческого характера.
Чаще всего поступление сопровождается стрессом – не для абитуриента, так для его родственников. В волнении делается много ошибок, и принимаются импульсивные решения, с последствиями которых приходилось справляться сотрудникам приёмной комиссии. Какие проблемы возникали в общении во время принятия документов?
Ошибочные звонки. Сотрудникам приёмной комиссии было много звонков с вопросами о конкурсе на бюджет, несмотря на прописанную в правилах приёма информацию, что колледж КИБиТ не проводит набор на бюджетные места. Кроме того, многие родители абитуриентов обзванивают все учебные заведения, которые им попадаются в справочнике. Как и в предыдущих годах, работникам ВУЗа долго приходилось объяснять, что мы не выпускаем поваров, сантехников или туристических агентов. Хотим обратить ваше внимание, что экономико-технологический колледж Киевского института бизнеса и технологий строго следит за обновлениями на своём сайте и внешних ресурсах, и вся представленная на нём информация всегда актуальна.
Незнание сроков подачи документов. В правилах приёма в колледж чётко прописаны сроки подачи документов для той или иной категории поступающих. Это не прихоть администрации ВУЗа, а график работы электронной базы ЕГЭБО. В указанный день и время база закрывается и подать документы, используя слёзы и аргументы «ну пожалуйста», невозможно. Судя по количеству телефонных звонков, данной информацией владеют далеко не все. Для примера – приём документов на первый курс стационара колледжа закончился 14 июля, а звонки с вопросами и просьбами прекратились только в середине августа. Уважаемые абитуриенты следующего года! Читайте внимательно информацию, обновляющуюся на сайте, и не ленитесь лишний раз набрать сотрудника приёмной комиссии. Пропустив срок подачи документов, вы лишитесь возможности поступить в выбранное учебное заведение на нужную вам специальность!
Приезды «не по адресу». Практически все абитуриенты приехали подавать документы после того, как оставили электронную заявку на сайте и получили предварительную консультацию. Но из каждого правила существуют исключения, и сия чаша не миновала и КИБиТ. Больше всего запомнился приезд мамы с девочкой-абитуриенткой, которая ехала с другого конца города в совершенно другое учебное заведение, и долго не могла понять, что находится не там, где надо (несмотря на таблички и указатели с названием колледжа). К сожалению, сотрудникам приёмной комиссии не удалось переубедить невнимательную родительницу не искать другое заведение, а поступить к нам (там был принцип – «только государственная форма обучения»).
Работать с абитуриентами – означает иметь «железные нервы». Сотрудники приёмной комиссии КИБиТ отличились не только проявленным хладнокровием, а и продемонстрировали высокий уровень профессионализма. Выйти с честью из многих проблемных ситуаций им помог опыт, накопленный в течение прошлых лет и подготовка, полученная в результате проведения специальных тренингов.
Нет бумажки, нет человека. Формирование пакета документов.
Список документов для абитуриентов колледжа висит на сайте колледжа и имеет стандартный, во всех учебных заведениях,
формат. Однако в 2017 году было несколько нововведений, поставивших «в тупик» потенциальных абитуриентов и их родителей.
ID карта. Особенность вступительной компании на первый курс колледжа – абитуриенты не имеют документа, удостоверяющего личность, а поступают на основании свидетельства о рождении. В 2016 году вместо внутреннего паспорта стали выдавать специальную ID карту, которую можно получить с 14 лет. Это совпало с введением биометрических паспортов, и очереди в соответствующие организации были огромные. Некоторые абитуриенты даже отказались нести документы на подачу по причине отсутствия ID карты. Что бы ликвидировать неразбериху, Министерство Образования и Науки проинформировало абитуриентов и их родителей, что данная карта не является обязательной для поступления. Но так, как это было сделано лишь в начале лета, работники КИБиТ лично обзванивали многих, что бы сообщить эту информацию.
Идентификационный код. Каждый, кто получил паспорт, обращается в налоговую инспекцию и получает соответствующий код, который используется при оплате трудовых услуг. Считается, что детям и подросткам этот идентификационный номер ни к чему, ведь они всё равно не работают. Но это совсем не означает, что человек не может получить данный код раньше 16 лет. При наличии паспорта одного из родителей и подаче заявления, ребёнок получает свой идентификационный код и вносится в реестр потенциальных налогоплательщиков. Для поступления в колледж данный документ является обязательным, о чём не знали многие родители. Данная информация – первое, о чём сообщалось родителям сотрудниками КИБиТ во время телефонных консультаций.
Медицинская справка. Для поступления в государственное учебное заведение на любую форму обучения медицинская справка форму «086у» – обязательна позиция в списке документов. В 2017 году данный документ стал обязательным для подачи и в наш колледж, что сбивало с толку абитуриентов, поступавших в КИБиТ по рекомендации своих друзей и знакомых (ведь те не несли никакой справки). Решение проблемы было однозначным и категоричным – ехать домой и возвращаться с документом о прохождении медицинского осмотра.
Проблем и сбоев в работе могло быть гораздо больше, а поступивших – гораздо меньше, если бы не квалифицированные консультации сотрудников приёмной комиссии. В телефонном режиме они согласовывали с каждым потенциальным абитуриентом весь пакет документов, необходимых для подачи, и предупреждали заранее о «проблемных» оригиналах.
Сотрудники приёмной комиссии благодарны администрации и серверной службе КИБиТ, а также абитуриентам и их родителям за понимание и эффективную поддержку в решении возникших проблем. Будем друг дружки держаться, и сможем ничего не бояться!
